芙蓉北路街道政府采购内部控制制度

芙蓉北路街道政府采购内部控制制度

发布时间:2021-07-01 来源:芙蓉北路街道办事处 字体大小:

第一章????

第一条为规范长沙市开福区芙蓉北路街道办事处(以下简称“本单位”)采购工作管理,根据财政部和省政府关于深化政府采购制度改革的精神及《湖南省财政厅关于建立预算单位政府采购内部控制制度的通知》(湘财购〔2020〕26号)的文件要求,结合本单位实际,特制定适用于本单位的政府采购内部控制制度。

第二条本单位内部需求科室使用财政性资金采购货物、工程和服务的行为适用本制度。

第三条本制度所称政府采购,是指单位为了实现政务活动和公共服务目的,使用财政性资金或者其他公共资源,以合同方式取得货物、工程和服务的行为,包括购买、租赁、委托、政府和社会资本合作等。

第四条政府采购内部控制制度是对本单位采购统筹管理、绩效管理、落实政策、采购预算、采购需求、采购活动、合同管理、履约验收、信息支撑、营商环境、完善机制和其他事项等环节的全面管控。采购业务管理按照预算批准的采购方式,遵循归口管理、职责明确,程序规范,降低采购风险,提高采购资金的使用效益的原则。

第二章??目标和原则

第五条??制定政府采购内控制度的目标:

(一)确保采购行为合法合规,严控采购的审批权限。

(二)确保验收环节的严谨。

(三)保证付款方式合规和付款程序符合相关规定。

(四)确保供应商的选择符合采购质量、价格、技术规格等要求。

(五)保证政府采购所涉及的相关资产、预付账款、应付账款和费用记录符合有关会计准则的要求,做到及时、真实、准确和完整。

(六)政府采购及相关招标行为规范、过程公开、竞争公平,符合单位管理制度、国家法律、法规的有关规定。

制定政府采购内控制度的原则:

政府采购应当遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则、诚实信用原则的“三公一诚”和讲求绩效原则。

第三章??统筹管理

(一)机构设置

本单位设立采购领导小组,作为采购管理的决策机构,具体如下:

??问:张雄伟

??长:王??

副组长:李东海、黄伟斌、龚莎莉、雷元喜、唐爱民、李??丹、蔡惠君(常务)、张??磊、左慧琴

领导小组主要对本单位采购管理的“三重一大”事项按决策流程进行决策,其主要职责是:

1)审定本单位采购政策,研究规范和固化采购程序;

2)审定本单位重大采购项目或政府采购限额标准以上货物、工程和服务的项目;

3)审定本单位重大采购项目的采购预算、采购需求;

4)审定采购需求部门认为有必要讨论的其他采购事项。

采购领导小组下设采购工作管理办公室(以下简称“采购办”),由戴子迅担任采购办负责人,党政办为主要负责部门,负责采购日常管理工作,其主要职责是:

1)根据国家、省、市有关政府采购的管理规定,拟定本单位采购政策、自行采购目录、标准等规范性文件;

2)汇总审核各部门编制的采购计划,办理本单位采购计划的报批程序;

3)初步审核采购需求、采购方式、组织形式以及采购代理机构委托意见;

4)审定本单位政府采购限额标准以下货物、服务、工程项目的采购(招标)文件,会同采购需求部门审核采购合同,组织参与政府采购评审及验收工作;

5)审定本单位自行(组织)采购相关事项,负责组建自行(组织)采购评标、验收小组,组织评审、验收工作并拟定综合评审、验收意见;

6)负责采购文档归档与报备工作;

7)党政办负责政府采购工作和电子卖场采购的组织实施;

8)督查、指导采购法律法规的贯彻执行,加强对采购经办人员的业务培训;

9)本单位采购领导小组和上级主管部门交办的其他采购工作。

各部门为采购管理的执行机构,各部门分管领导是采购管理的第一责任人,其主要职责是:

1)负责提出采购需求或编制采购预算,提出采购申请;

2)执行采购预算,拟定采购计划报党政办审核汇总。

3)指定专人负责采购项目资料申报、审核报批招标文件、评标、合同文本拟定,并会同采购办进行审核签订、验收、付款等相关业务工作的协调处理;

4)各部门设立采购经办人员,并实行定期轮换制度。

5)采购领导小组或采购办交办的其他相关工作。

街道纪工委为政府采购的监督机构,负责政府采购过程中各个环节的监督管理工作。

(二)岗位设置

按照不相容岗位分离原则,本单位采购管理相关岗位设置如下:

1)政府采购第一责任人:王??丹

2)政府采购分管领导:蔡惠君

3)政府采购专员:吴文嘉

4)政府采购验收岗位:

负责人:提出采购申请的相关部门分管领导。

??员:提出采购申请的相关部门工作人员。

(三)队伍建设

1)加强思想作风建设,切实提高政府采购工作人员的政治素质和道德素质,增强其责任感和使命感。树立正确的思想观念和作风。

2)加强有关法律、法规的学习和教育,严格依法行事,以法约束和规范采购行为。政府采购工作人员应认真学习并精通掌握《政府采购法》《招投标法》《合同法》等法律法规,不断提高对有关法律条款的熟练运用和驾驭能力,不断规范和指导自己的工作行为。

四章??绩效管理

(一)绩效目标

根据同级财政文件要求以及结合单位实际情况,在进行单位预算编制时一并对单位新年度政府采购工作设定相应绩效目标,即设定政府采购支出在一定时期内所要达到的产出、结果和效益目标,绩效目标是预算安排的依据,是预算执行结果考核与评价的核心。

采购项目所涉部门及责任人,负责政府采购项目绩效目标填报,绩效目标内容应包括政府采购目标指标、政府采购投入指标、政府采购过程指标、政府采购结果(产出和效果)指标、政府采购生态绩效指标和实施主体。采购项目涉及部门填写下个年度绩效目标申报表报党政办汇总。

(二)绩效评价

按照“谁申请资金,谁编制目标”的原则,各采购部门应严格编制采购绩效目标并报送党政办,按照批复的采购绩效目标,依据《湖南省预算绩效目标管理办法》(湘财绩〔2020〕6号)实施采购绩效目标管理。

采购绩效管理实行统一管理、分级负责。由党政办牵头组织、协调各部门采购绩效管理工作的实施。

主要负责制定本单位采购绩效管理办法,审核采购绩效目标,对采购绩效目标执行情况进行跟踪检查,对采购部门提交的采购绩效报告或采购绩效评价报告进行审核,提出改进意见并督促落实。

评价工作内容:包括政府采购预算支出绩效目标、各项绩效指标完成情况以及预算执行情况。对未完成绩效目标或偏离绩效目标较大的预算支出要分析并说明原因,研究提出改进措施。

各采购部门组织编制、报送采购绩效目标,并对采购绩效目标完成情况进行总结分析,撰写采购绩效报告,按照规定时间将绩效报告和绩效评价报告报送党政办,根据采购绩效评价结果改进采购绩效管理工作。

各部门应当对采购绩效报告、绩效评价报告涉及的基础资料真实性、合法性、完整性负责。

五章??落实政策

(一)主要政策

1)《政府采购法》(2014年修正);

2)《政府采购预算编制管理办法(草案)》;

3)《政府采购非招标采购方式管理办法》〔财政部令第74号〕;

4)《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号);

5)关于加强《政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号);

6)《湖南省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》的通知 (湘财购〔2017〕14号);

7)《湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于全面实施预算绩效管理的实施意见》(湘办发〔2019〕10号);

8)湖南省财政厅关于印发《政府采购质疑答复和投诉处理操作规程》的通知(湘财购〔2019〕20号);

9)《财政部关于开展政府采购意向公开工作的通知》(财库〔2020〕10号);

10)《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》(财库〔2019〕38号);

11)关于印发《政府采购促进中小企业发展管理办法》的通知 (财库〔2020〕46号);

12)《政府采购质疑和投诉办法》(财政部令第94号);

13)长沙市人民政府办公厅《关于印发长沙市2020-2021年度政府采购集中采购目录及政府采购限额标准》的通知;

14)长沙市人民政府办公厅《关于调整长沙市2020-2021年度政府采购集中采购目录及政府采购限额标准的通知》(长政办函〔2021〕21号);

(二)落实机制

依据《政府采购法实施条例》和《湖南省政府采购电子卖场管理办法》等法规制度,本制度采购可分为政府采购和自行采购两类。

政府采购,是指本单位使用财政性资金采购政府集中采购目录内或政府采购限额标准以上货物、工程和服务的行为。区分为集中采购和分散采购。

1.集中采购,是指本单位将列入集中采购目录的项目委托集中采购机构代理采购或者进行部门集中采购的行为。

2.分散采购,是指本单位将政府采购限额标准以上的未列入集中采购目录的项目自行采购或者委托采购代理机构代理采购的行为。

??自行采购,是指本单位采购政府集中采购目录外和政府采购限额标准以下货物、服务和工程的行为。

本单位政府采购方式分为公开招标采购和非公开招标采购。

1.公开招标采购,是指依法以招标公告的方式邀请非特定供应商参加投标的采购方式。达到公开招标数额标准的,应当采用公开招标方式采购。

2.非公开招标采购,是指公开招标以外的采购方式,包括邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商以及财政部认定的其他采购方式。

第六章??采购预算

采购实施工作必须严格遵循“先预算、后计划、再采购”的工作原则,坚持预算控制计划,计划控制采购,采购控制支付。

(一)采购预算编制

1)各部门在充分调研的基础上,制定合理、合规、完整的项目采购需求预算(包括确定的采购标的数量、质量、技术、服务、安全、期限、特征描述等要求),报采购领导小组审核,党政办将审核通过汇总后的采购需求预算申报纳入年度单位预算编制范围,与年度预算编制工作同步进行。

2)采购预算一经批准必须严格执行,原则上不予调整。在预算执行过程中,如需新增采购预算的,按本单位预算管理制度规定履行预算追加审批程序。

3)单位任何部门不得办理无预算、超预算的采购。

各部门应按财务规定,科学合理制定采购计划,严格按计划进度执行采购预算,原则上年初采购预算,应当在决算年度内组织实施。

(二)财政投资评审

1)依“先评审、后下达预算”原则,纳入财政投资评审范围的项目,按财政投资评审相关规定组织实施财政投资评审通过后,再报采购项目预算。

2)各部门采购需求预算经部门分管领导审阅同意后,报党政办审核汇总,上领导班子会议同意,报分管领导和单位负责人审批,按预算制度流程报区财政局审批。

3)需要立项的工程类等采购项目,应当按照相关规定办理项目立项审批手续。

第七章??采购需求

(一)责任主体

明确党政办为政府采购归口管理部门,采购专管员为党政办工作人员。由党政办牵头建立单位政府采购内部控制制度,明确单位内设财务、资产、纪检和采购需求等政府采购业务部门在政府采购工作中的职责与分工,建立各部门间的沟通协调、相互监督、相互制约的工作机制,共同做好编制政府采购预算和实施计划、制定采购需求、组织采购活动、履约验收、政府采购信息统计、答复询问质疑、配合投诉处理及监督检查等工作。采购专管员负责政府采购的执行管理和对外沟通协调。

(二)需求内容

确定单位政府采购需求前,采购负责人通过咨询、论证、问卷调查等方式开展需求调查,了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息,包括可能涉及到的服务运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购以及其他相关情况。

(三)审批程序

业务部门根据批复的年度采购预算和计划编制采购需求。业务部门经办人对采购项目的市场技术、规格、服务水平、价格等相关事项进行市场调研和论证,科学、合理编制采购需求,经业务部门负责人审批后报部门分管领导确认。

对于涉及民生、社会影响较大的项目以及政府向社会公众提供的公共服务项目,业务部门在制定采购需求时,还应当进行法律、技术咨询或者公开征求意见,并报采购领导小组讨论确定。

八章??采购活动

(一)采购方式

采购办负责根据项目需求特点,绩效目标和市场供需等情况,依法确定适宜采购方式。政府采购采用方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购、询价及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。

1)公开招标采购

采购预算金额200万元以上(含200万元)的采购项目必须执行公开招标采购方式。

2)非公开招标采购

①邀请招标应当向3个以上具备招标项目资格能力要求的特定的潜在投标人发出投标邀请书。

②竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源采购

采购预算金额30万以上(含30万)200万元以下的采购项目可采用竞争性谈判采购方式,如需采用竞争性磋商或单一来源采购方式,需符合特定的特殊情形。(单一来源采购方式报批要件包括:申请报告、内部会商意见、专业人员论证单一来源唯一性、项目预算审核机制、主管预算单位审核文件以及单一来源法定公示期满且无异议等)。

③询价采购

采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的政府的采购项目,可以采用询价的方式。询价采购应邀请报价的供应商数量至少为三家让其报价,在报价基础上进行比较并确定最优供应商的进行采购。

3)电子卖场采购

电子卖场包含直购、竞价和团购三种交易方式。

①采购金额在0-30万元(不含)采购方式为电子卖场直购;

②采购金额在30万元(含)-50万元(不含)采购方式为电子卖场竞价。

③政府集中采购目录之外且限额标准以下的政府采购项目按单位内控制度自行组织采购,也可以在电子卖场现有品目中直购或者竞价。

4)采购流程

①采购部门根据年初预算以及实际工作需要从严从紧申报政府采购需求,填写好加盖部门公章的《芙蓉北路街道支出指标申报单》,集采类的商品和服务需另行提交专项报告,申请单和报告均需说明采购理由、用途、数量、单价、预计总金额、其他不违反上级规定的要求(包括具体型号、品牌、服务项目)等。

②采购部门将填写好的《芙蓉北路街道支出指标申报单》报街道党政办领导审核、签字,再报街道分管领导、财政分管领导领导审核签字。

③经以上领导审核的《芙蓉北路街道支出指标申报单》和报告报街道书记、主任审批,采购金额在2000元以上(含)报街道主任审批;采购金额1万元(含)以上的需报街道书记审批;采购金额在2万元以上(含)需经街道工委会集体研究决定。

④经批示同意的《芙蓉北路街道支出指标申报单》报街道政府采购管理分管领导,分管领导安排政府采购专员根据相关文件实施政府采购程序;

⑤采购部门根据《芙蓉北路街道支出指标申报单》、报告、采购合同、税务发票、验收单向财政所申请付款。

  1. 报销流程

    限额标准内,集采目录内的报销流程由申请采购的部门工作人员提供供货商开具的发票、电子卖场合同、验收单经采购验收小组核实签字后统一交由街道财政所进行报销。集采目录以外的报销流程按《芙蓉北路街道财经管理审批制度》(芙街发〔2021〕28号)的相关规定统一进行报销。

  2. 代理机构

    集中采购目录内且限额标准以上的政府采购项目应当委托集中采购机构采购,分散采购的项目可自主选择采购代理机构。

    采购限额标准以下的采购办或采购业务部门确定采购代理机构综合考虑委托对象的执业能力、专业领域、评审场所、管理水平和收费情况等因素,择优选择建议在上级财政部门已备案的社会代理机构目录中选定。采购限额标准以上的,由采购办初选3家代理机构交采购领导小组“三重一大”形式集体会议确定代理机构。委托采购代理机构办理采购事宜须签订委托代理协议,明确双方权利和责任,明确代理机构收费标准,不得转嫁政府采购主体责任。

    代理机构制订的投标文件应包括采购需求、投标人资格条件、政府采购政策要求与执行措施、一次性密封报价等投标报价要求、评标方法和标准以及拟签合同文本等事项。

  3. 科研仪器设备采购

    采购科研仪器设备时,应当在开展采购活动前按相关程序报批。根据《财政部关于加强政府采购活动内部管理的指导意见》(财库〔2016〕99号)的规定,进一步完善内部管理规定,加强科研仪器设备采购的内控管理,严格执行政府采购相关规定,主动公开政府采购相关信息,做到科研仪器设备采购的全程公开、透明、可追溯。

  4. 进口产品采购

    采购项目需采购进口产品,应当在开展采购活动前按相关程序报批。进口产品报批要件包括:申请表、内部会商意见、专业人员对产品进口必要性的论证、主管预算单位签署审核意见等。

  5. 采购文件

    投标文件包含:采购文件包括采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明、质疑答复、投诉处理决定及其他有关文件、资料。

    投标文件要求设置评审因素。评审因素的设定应当与投标人所提供货物服务的质量相关,包括投标报价、技术或者服务水平、履约能力、售后服务等。

    由采购领导小组(三人以上)对采购标的进行市场调查(调查内容:采购标的市场技术或服务水平、供应、价格等,并形成调查记录),合理确定采购需求,进行价格测算。

    政府采购需求论证由单位组织,也可委托代理机构组织,委托代理机构组织的,由熟悉该项目的采购需求部门人员、纪检监督人员参加。需求论证资料(含专家签字的需求论证报告、专家职称证件复印件、组织需求论证的图片资料)随其他采购资料一并留存归档。

    所有采购文件发布前,应进行内部法制审查,做到完整、合法、规范,表述准确,无歧义。

  6. 预算单位代表

    由单位采购领导小组确定监督人员或邀请其他有监督权的部门安排监督人员对政府采购专家抽取、现场详审进行监督。由政府出具监督人员介绍信。由业务部门报经单位采购领导小组同意后确定采购人代表。并出具授权委托书以及证明采购人代表职称、身份的证明材料。

    采购项目技术复杂、专业性强,难以确定合适的采购人代表,报经政府采购工作领导小组同意,可从其他部门或社会组织中选择符合相应专业领域的专家。

  7. 评审专家

    单位采购项目评审专家严格参照《政府采购评审专家管理办法》规定,从省级财政部门建立的专家库中进行评审专家选择。采购需求复杂、评审因素需要主观打分的采购项目,由采购办或采购需求部门向采购领导小组推荐或邀请行业专家等方式确定评审专家,经采购领导小组批准后实施,评审专家信息随中标结果一并公示。

  8. 信息公开

    政府采购信息,是指依照政府采购有关法律制度规定应予以公开的公开招标公告、资格预审公告、单一来源采购公示、中标(成交)结果公告、政府采购合同公告等政府采购项目信息,以及投诉处理结果、监督检查处理结果、集中采购机构考核结果等政府采购监管信息。??

    采购人或者其委托的采购代理机构应当切实做好采购项目公告、采购文件、采购项目预算金额、采购结果、采购合同等采购项目信息公开工作,实现政府采购项目的全过程信息公开。对于采购项目预算金额、更正事项、采购合同、公共服务项目采购需求和验收结果等信息公开薄弱环节,应当进一步完善相关工作机制,切实履行公开责任。

  9. 紧急采购

    因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等突发事件所实施的紧急采购,应有相关部门的认定,可由单位自行采购

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第九章 合同管理

(一)合同类型

根据交易的性质和方式不同,本单位政府采购合同类型分为以下三类:

(一)供货合同,适用于货物类政府采购;

(二)工程承包合同,适用于工程类政府采购;

(三)服务合同,适用于服务类政府采购。

(二)合同签订

1)合同谈判实行联席制度。组成由业务、技术、财会、纪检监察等人员参加的联席小组联合进行谈判,不得单独一人直接与对方进行合同谈判。资金额度较大、技术性较强的经济合同,谈判前应咨询外部专家,必要时聘请外部专家参与合同谈判。

2)建立合同会审制度。限额标准以上的重大经济合同应履行“三重一大”集体议事决策程序。采购需求部门应组织由业务、技术、财务、纪检监察人员共同对拟定的合同文本进行联合会审,并对合同审核结果全面负责。

3)落实政府合同法制审查制度。对于涉及事项较复杂、法律风险较大和本单位主要领导或分管领导认为需要交本单位法制部门审查的政府合同,应由本单位法制部门进行法制审查并出具审查意见,未经法制审查,单位不得签订政府采购合同。

4)政府采购合同履行中,采购需求部门需追加与合同标的相同的货物、工程或者服务的,在不改变合同其他条款的前提下,可以与供应商协商签订补充合同,但所有补充合同的采购金额不得超过原合同采购金额的10%。

5)限额标准以上的重大经济合同履行完后,采购需求部门会同采购办,以及参加本项标的其他投标人或者第三方机构一同按合同要求进行验收,并出具签章验收书,参与验收的投标人或者第三方机构意见,作为验收书资料一并存档。重大采购还必须有本单位班子成员的验收意见和领导班子会议纪要作为佐证材料。

6)采购验收完成后,及时办理财务报账。

①采购过程中聘请相关专家的劳务费参照《湖南省政府采购项目评审劳务报酬管理办法》执行。

②合同约定“以审计作为结算依据”的,须委托审计事务所出具结算审计报告,实际结算金额以审计报告为准。

③根据合同约定如扣留有质保金的,质保金的扣留时间严格按合同规定执行。支付质保金时,需由采购需求部门向财政所提出付款申请,并提交质保期满项目运行状态合格意见。

8)应建立采购档案,按照本单位合同管理制度和档案管理制度规定办理采购项目资料的归档和移交工作,保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年。

(三)合同备案

政府采购合同自签订之日起7个工作日内在政府采购网上公告。政府采购合同中涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的,应当严格按照相关法律法规和规定执行。

单位采购货物、工程和服务,凡是履行了政府采购程序的,自政府采购合同签订之日起七个工作日内,将合同副本报财政局备案。

属于自行采购项目,电子卖场采购的办公消耗用品等日常采购项目无需备案。

十章??履约验收

(一)岗位设置

根据具体采购项目由采购工作领导小组确认采购验收小组组成成员,要求至少由一名分管领导作为负责人参与验收工作(针对政府招投标项目)。限额标准以下的采购验收由科室负责人牵头即可。直接参与项目采购的人员,不得作为验收负责人。

(二)职能职责

1)验收责任主体:采购部门是政府采购项目履约验收工作的责任主体。

2)验收范围:政府采购活动中货物类、服务类或工程类(公开招标数额标准以下)政府采购项目。

3)验收依据:主要包括采购文件、中标(成交)供应商投标(响应)文件、政府采购合同及封存样品等。

4)验收方式:分为简易程序验收、一般程序验收两种方式。国家质检部门、市政府、主管部门对验收工作另有规定的,按其规定执行。

5)验收程序:

①简易程序验收:采购金额未达到公开招标数额标准的货物类或服务类政府采购项目、延续性的日常服务类政府采购项目(如物业管理、保洁、安保、维护、维保等日常性服务)。验收小组应当按照采购文件和采购合同规定的日常考核内容、考核标准、考核期限和结算办法进行验收,对服务单位定期进行严格日常考核,并按考核结果结算服务费用。

②一般程序验收:采购金额达到公开招标数额标准的货物类或服务类政府采购项目、技术含量高、质量标准复杂的货物类或服务类政府采购项目(如进口仪器设备等)。

政府采购工程类项目的履约验收,按主管部门相关规定执行。

6)验收资料归档和保管

采购项目履约验收合格后,采购专员应当在3个工作日内通过长沙市政府采购信息化管理平台,上传验收资料报政府采购监督管理部门进行归档。上传资料包括:验收书或相关部门的验收结果资料、验收小组成员签到表、邀请专家参加验收的还应提供自行委托专家的身份证明及相应专业资质证书复印件。

采购专员应当将验收工作方案、验收原始记录、验收书、验收小组成员签到表及验收专家产生相关情况等资料归入政府采购项目档案,并妥善保管。不得伪造、变造、隐匿或者销毁采购项目档案,保存期限为从采购验收结束之日起至少15年。

(三)问责机制

采购人不依法开展履约验收工作,不按照政府采购合同约定对验收合格的政府采购项目向供应商支付采购资金,以及组织验收的部门在验收过程中滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等违法违规行为,政府采购监督管理部门依据相关法律法规的规定及时查处;涉嫌违规违纪或犯罪的,依法移送监察、司法机关处理。

十一章??信息支撑

(一)信息化管理

要求单位采购专员熟练掌握和操作湖南省政府采购电子卖场等财政部门政府采购电子平台等信息系统,同时在采购过程中,针对限额标准以下的货物、服务和工程项目执行《湖南省政府采购电子卖场管理办法》施行。

(二)电子卖场使用

电子卖场包含直购、竞价和团购三种交易方式。

1.直购:采购专员在上柜商品中择优选择,直接向入驻供应商下达订单的方式。采购需求可以明确为品牌型号或具体服务要求的,采购专员可以采用直购方式。

2.竞价:采购专员提出采购需求清单,邀请供应商竞价选择实质性响应采购需求的入驻供应商成交的方式,是参照政府采购非招标方式的简化网上交易方式。采购需求清单明确为商品标准、参数规格或服务要求以及经投资评审的工程量清单的,采购人可以采用竞价方式。

3.团购:具有相同采购需求的采购人,邀请信用等级较高的入驻供应商竞价,实质性响应采购需求且报价最低的入驻供应商成交的方式。团购是多个采购人的批量竞价,适用于技术、服务等标准统一的商品。

4通过电子卖场采购的,按照采购验收程序验收。接受服务或工程完工后,应在7个工作日内,按照采购单或合同规定的技术、服务等要求,对供应商履约情况进行验收

5.电子卖场采购项目验收合格后,需入库的应及时办理入库手续。

6.采购专员应按财务管理要求管理小额采购支出,确认下单、竞价(团购)时应明确采购项目预算或支出经济分类科目,报账、支付时应验证电子卖场的采购合同。特殊情况下确实无法在电子卖场采购的,采购专员可事后凭发票在电子卖场补录采购合同,并说明原因。与公务人员个人相关的小额采购支出,公务人员可使用公务卡支付,采购专员报账时应验证采购合同和公务卡交易记录。

十二章??营商环境

(一)公平竞争

单位采取协议供货、定点采购方式的全部停止执行。同时也取消单位在进行采购政府采购限额标准以上货物、服务和工程时参考是否入围设置资格条件的各类备选库、名录库、资格库的采购方式。清理妨碍统一市场和公平竞争的文件及规定;不差别对待各类所有制、各类规模、各类地区的市场主体;不设置歧视性和排他性条件,排斥潜在供应商。

(二)供应商减负

1.加大推广电子标书的使用范围,减少纸质标书开标数量,为单位实现远程开标奠定基础。

2.执行“承诺+信用管理”准入管理制度。供应商书面承诺符合参与条件且税收缴纳、社会保障无失信记录即可参与我单位的政府采购活动。

3.根据政策要求,免收货物、服务项目的质量保证金;工程类收取投标保证金不得超过政府采购项目预算金额的2%,应当允许供应商以支票、汇票、本票、保函等非现金形式缴纳,并按照规定及时予以退还。

4.按照规定及时、足额支付专家评审费、合同款项和退还履约保证金。同时督促和协调集中采购机构和采购代理机构及时退还投标保证金。

5.政府采购合同融资。

按照《长沙市财政局关于支持中小企业发展进一步推进政府采购合同融资工作的通知》(长财采购〔2020〕9号)要求,支持参与政府采购活动并中标(成交)的中小微企业供应商,按程序向金融机构提出融资申请,政府采购中标供应商可以凭借签订的政府采购合同进行融资。

(三)采购意向公开

采购意向应按采购项目公开。主要为采购限额标准以上(开福区限额标准为30万元)依法实施政府采购的货物、服务、工程。

按项目实施的集中采购目录以内是指限额以下、集中采购目录之内的项目。本单位选择不在电子卖场采购而用竞争性谈判、竞争性磋商等采购方式采购时,应当公开采购意向。

“需要签订延续性合同的服务项目须在备注栏予以备注说明”。是指一采多年的服务项目,在采购时应在备注栏备注说明。

1.公开的时间

(1)2021年6月1日至12月31日期间实施的采购项目,由本单位定期或者不定期自行公开采购意向,未执行采购意向公开的项目原则上不得实施采购。

(2)2022年1月1日起,实行季度定期公开制,本单位应在采购项目所属预算年度内按季度统一公开。按通知要求在规定的时间前完成下一季度的意向公开。

③采购意向应尽早公开,公开时间原则上不得晚于采购公告发布前30日。

2.本单位确有不可预见原因急需开展的采购项目,提供以下资料报区财政局备案,可不公开采购意向。需提供:项目开展的上级政策依据;区政府办公会或常务会议决策的会议纪要;临时性重要工作经区领导批示后报请常务副区长批示的资料。

(四)询问和质疑答复

依法配合对投诉事项作出书面说明,并提交相关证据、依据和其他有关材料,应当实现质疑答复岗位与执行岗位相分离,依法及时答复和处理好供应商询问与质疑事项。采购需求部门应依据《政府采购质疑答复和投诉处理操作规程》的有关规定,认真应对、妥善处理供应商的质疑及投诉,依法化解纠纷,避免争议升级。

供应商对自己的合法权益受到损害的事项提出质疑时,在知道或者应当知道其合法权益受到损害之日起7个工作日内提出,并向本单位提交质疑书及相关证明资料。

采购需求部门处理采购纠纷时,应征求采购监督小组意见;委托采购代理机构答复质疑的,答复意见书须书面征得采购领导小组审查确认后,方可作出答复。

采购监督小组负责在收到质疑书和相关证明材料后,即时在“收件回执”上签收,并在2个工作日内完成审核,对符合质疑条件的,自收到质疑书之日起即转采购部门受理处理;对质疑书内格式或质疑内容中部分不符合质疑条件的,一次性告知供应商补正后重新提出质疑,作出《质疑补正告知书》,并根据具体情况给予供应商不少于3个工作日的补正期限,超过补正期限视为质疑人放弃质疑权利,补正材料的时间不计入质疑答复法定期限;对不符合质疑条件的,告知供应商不予受理,并作出《质疑不予受理通知书》。

受理质疑后,采购需求部门协同采购监督小组对质疑事项进行逐条审查,需要原评审委员会成员进行答疑的,组织原评审委员会成员进行答疑;需要核实相关事实的,依法进行核实;需要质疑供应商、相关供应商、评审专家当面质证的,组织质疑供应商、相关供应商、评审专家当面质证。

受理供应商的质疑后,从受理之日起7个工作日内作出《质疑答复》。

(五)资金支付与退还

党政办负责,相关部门予以配合。按照规定及时、足额支付专家评审费、合同款项和退还履约保证金。根据合同约定的支付条件,经办人填写支付申请,支付申请包括发票、合同、清单附件、验收意见或考核文件等,采购办对采购行为和结果签字确认,采购领导小组审核签字。财务审核支付要素(如:摘要、金额、签字等)后按政府采购支付流程办理支付手续,并及时督促集中采购机构和采购代理机构及时退还投标保证金。

(六)政府采购合同融资

支持中小微企业凭政府采购合同获得金融机构信贷支持,及时签订政府采购合同、公示合同信息、按照合同要求履约验收;确保采购资金及时支付到政府采购合同项下的应收账款账户,以保障贷款资金的安全、及时回收。

(七)??信用信息管理

做好对采购代理机构、评审专家和供应商的信用评价及不良行为记录工作;以做为选择采购代理机构、评审专家和供应商的参考。

十三章??完善机制

(一)强化监督

派驻纪检组对采购全过程实施监督,各部门应按规定要求做好自查和接受相关部门检查,并如实反映有关情况。

采购业务实行回避制度。凡参与采购业务的人员与投标供应商有利害关系的,均应回避,不得参加该项采购业务。

采购过程中有如下情形之一的,将根据情节轻重,按照有关法律法规和单位制度规定,追究相关人员责任。

1)属于政府采购范围的项目,不依法实行政府采购的;

2)属于集中采购目录的项目,不委托集中采购机构或委托不具备政府采购代理资格的中介机构办理的;

3)属于公开招标或废标的项目,未经区财政局批准擅自改变采购方式的;

4)在公开招标、竞争性谈判、询价方式采购中,不按规定程序开展采购活动,指定或变相指定供应商,非法干预、影响评审活动,以及改变评审结果的;

5)无正当理由不在规定期限内确认招标、竞争性谈判、询价结果并与中标、成交供应商签订政府采购合同的;

6)无正当理由不履行采购合同的;

7)故意推迟项目验收时间的,与供应商串通或要求供应商通过减少货物数量或降低服务标准的,在履行合同中采取更改配置、调换物品等手段的,要求供应商出具虚假发票或任意更改销售发票的,谋取不正当利益的。

第十四章??其他事项

(一)“双备案”管理

预算资金实行招投标的工程项目(此处指公招限额以上的工程项目),除执行招投标管理规定外,还应按照政府采购管理要求,在政府采购电子平台录入项目计划,把招投标信息公告链接到中国湖南政府采购网予以公开。

采购专员定期对本单位实行的招投标工程项目在政府采购平台上进行工程备案,将与政府采购项目有关的文件材料(包括招标、谈判等采购文件,开标一览表和专家评审报告等结果文件,政府采购合同,以及法律法规规定的其他文件,通过电子文档的形式上传

采购人采用单一来源采购方式或申请采购进口产品的,应当事前进行公示。??

(二)采购档案管理

1)档案管理岗在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后,按照归档内容要求,负责收集、整理、立卷、装订、编制目录,并保证政府采购档案的标识清晰有效,确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

2)政府采购档案按照年度编号顺序进行组卷,卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

3)大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页,单独保存。

4)政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少15年。

(三)涉密采购管理

本单位涉密政府釆购,是指单位使用财政性资金采购集中采购目录以内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务,因釆购对象、渠道、用途等涉及国家秘密,需要在采购过程中控制国家秘密的知悉范围,并采取保密措施的釆购活动。

涉密政府采购项目管理应当坚持谁釆购谁负责、依法确定、公平竞争、全程监管、确保安全原则。

1、涉密政府釆购项目确定

属于国家秘密的产品或者设备、涉密专用信息设备、用于网络保密防护和监管的安全保密产品或者设备、法律法规和保密事项范围规定的其他涉及国家秘密的货物可确定为涉密政府采购项目。

2、采购方式确认

参照单位政府采购流程的采购方式确认来进行相关操作。

3、保密措施

采购人应当对涉密政府采购项目保密管理工作负总责。集中采购机构、评审人员、供应商根据有关法律法规规定、保密协议以及采购合同约定,承担相应的保密管理责任。

涉密政府采购项目完成后,集中采购机构、供应商应当将所有项目资料及时整理移交采购人,并办理正式移交手续。

单位应当向同级保密行政管理部门报送单位年度涉密政府采购项目基本情况和保密管理措施落实情况。

4、法律责任

单位人员在涉密政府采购项目监督管理工作中存在滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊等违法违纪行为的,依照《中华人民共和国监察法》《中华人民共和国公务员法》等国家有关法律追究相应责任;涉嫌犯罪的,移送司法机关处理。

附件:

1、《政府采购法》(2014年修正);

2、《政府采购预算编制管理办法(草案)》;

3、《政府采购非招标采购方式管理办法》〔财政部令第74号〕;

4、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》(财政部令第87号);

5、关于加强《政府采购活动内部控制管理的指导意见》(财库〔2016〕99号);

6、《湖南省政府采购非公开招标采购方式审批管理办法》的通知 (湘财购〔2017〕14号);

7、《湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于全面实施预算绩效管理的实施意见》(湘办发〔2019〕10号);

8、湖南省财政厅关于印发《政府采购质疑答复和投诉处理操作规程》的通知(湘财购〔2019〕20号);

9、《财政部关于开展政府采购意向公开工作的通知》(财库〔2020〕10号);

10、《关于促进政府采购公平竞争优化营商环境的通知》(财库〔2019〕38号);

11、关于印发《政府采购促进中小企业发展管理办法》的通知 (财库〔2020〕46号);

12、《政府采购质疑和投诉办法》(财政部令第94号);

13、长沙市人民政府办公厅《关于印发长沙市2020-2021年度政府采购集中采购目录及政府采购限额标准》的通知;

14、长沙市人民政府办公厅《关于调整长沙市2020-2021年度政府采购集中采购目录及政府采购限额标准的通知》(长政办函〔2021〕21号);

芙蓉北路街道政府支出指标申报单

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申请人(收货人):

分管(联点)领导签字:

分管财经领导签字:

(单笔2000元以上(含)街道主任签字:

(单笔1万元以上(含))街道工委书记签字:

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